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會務組織安排翻譯服務
會 務 系 統 1、接受任務,擬定方案:會議方式、時間地點、參加人員、會議內容、日程、籌備組織分工、抽調工作人員、經費預算; 2、文稿準備:主報告、領導講話、經驗材料、主詩詞、會議資料、會議指南、打印校對裝訂,制作證件:出席證、代表證、列席證、工作證; 3、制發通知:會議內容、參加人員、開會時間地點、會期、報到時間地點、往返車船、飛機時間; 4、收集名單:單位職務、姓名性別、民族、人數、到達車次時間、返程車次時間、分組; 5、會場準備:會標徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水煙盤、花卉布置、會場衛生; 6、后勤準備:文件裝袋、房間分配、伙食標準、食物衛生、就餐桌次、用車計劃(接車安排)、醫療衛生、文娛活動; 7、會前檢查:檢查會場、檢查會議文件、檢查后勤保障; 8、接會議代表:了解車次到達時間、通知接車領導、安排車輛; 9、會間服務:簽到(文件分發)、記錄錄音、攝影照相、采暖降溫(供水)、保衛安全、衛生、返程票務、文娛活動; 10、會議秘書:會議簡報、會務通知、會議總結、決議、傳達提綱、會議新聞稿件; 11、會議收尾:食宿結算、回收文件、送車、暫住人員安排、整理報告(會議紀要)、會議文件歸檔、會議財務結算; 12、會務工作總結。

會議是現代社會生活、政治生活、經濟生活中一種經常的廣泛的活動形式。開會,同人們關系極為密切;而組織安排會議,則同秘書部門、秘書工作人員的關系極為密切。這里,鄭重介紹一下會議秘書工作的一些基本問題,特別是針對基層特點,作一些有針對性、可借鑒性的介紹。 

(一)會議的概念會議一詞有兩種含義,一是指有組織有領導地商議事情的集會,比如全國人民代表大會、黨委會、廠長辦公室等;二是指一種經常商議并處理重要事務的常設機構或組織,比如中國人民政治協商會議等。我們這里講的是指前一種。它至少包含四個要素:1、有組織;2、有領導;3、商議事情;4、集會。四個要素缺一不可,否則就不成其為會議。 

(二)會議的作用在我國,會議已經成為黨和國家機關、企事業單位實行集體領導的基本方法之一,已成為各級黨政機關、企事業單位日常工作的一種重要方式。在宣傳、貫徹、執行黨和國家的路線、方針、政策,統一思想,提高認識,進行決策,布置工作,調查研究,交流經驗,統籌協調,糾正失誤,解決問題等方面都有重要的作用。當然,這并不意味著會議是解決問題的唯一途徑,會議并不是目的,只是一種手段;也不意味著會議越多越好,開的時間越長越好,相反,那種流于形式的會議不如不開。正確的態度是,會議不可不開,也不可多開;既要解決問題,又不能沉溺于"會海";既要提高會議效率,也要講求社會效益。 

(三)會議的類型1、按照會議規模(即參加人數多少)劃分,主要有4種:

(1)小型會議,人數少則三五人,多則幾十人,一般不會超過一百人。

(2)中型會議,人數在一百至一千人之間。

(3)大型會議,人數在一千人至數千人以上。

(4)特大型會議,人數在數萬人以上,例如節日集會、慶祝大會等。

2、按照會議性質和內容劃分,主要有5種:

(1)規定性會議即法定的必須按期召開的各種代表大會。

(2)日常性會議,即領導機關、領導同志貫徹民主集中制原則,實行集體領導,研究和處理日常工作的會議。

(3)專業性會議,即為研究某項工作,討論和解決某個問題而召開的工作會議和專業會議。

(4)紀念性會議,即為紀念重大歷史事件或重要人物、重要節日而召開的會議。

(5)座談性會議,包括各種各樣的座談會、茶話會等。

3、按照會議形式劃分,可劃分兩種:

(1)有會有議的,多數會議屬于這種類型。

(2)會而不議的,例如報告會、傳達會、動員會、表彰會、紀念會等。

(四)會務工作會議從籌備到善后,有一系列會議秘書工作(也叫會務工作),會務工作做得好壞,是影響會議質量和會議效果的重要因素。會務工作包括秘書工作和行政事務工作兩部分,重要會議還包括安全保衛工作。 

(五)會務工作的特點

第一,政治性。會議秘書工作從來都依附于一定的階段、政黨并為他們服務。

第二,服務性。會務工作是隨著開會的需要應運而生的,它的一切活動,都是為了給會議提供方便條件,做好各項服務工作,保證開好會議。

第三,被動性。會務工作的輔助地位決定了它的被動性。

第四,事務性。無論是值班接傳電話,還是記錄整理簡報,很多環節都有較強的事務性,繁雜而瑣碎。但是,正是通過這些事務性工作,保證了會議的順利進行。這種事務性工和中蘊含著極強的政治性和思想性。有時一個很小的事務性工作未做好,可能會發展成為一個大的政治問題。

第五,綜合性。由于會務工作是直接為領導機關和領導同志召開的會議服務的,會議涉及的內容十分廣泛,參加會議的各種人才濟濟,知識淵博,要做好會務工作,需要了解社會科學和自然科學的多學科知識,特別是管理學知識,需要掌握同本職工作相聯系的各方面的情況,需要掌握使用各種為會議服務的自動化、電子化設備的技能和本職工作的業務知識,要求會議秘書工作人員成為"通才"和"雜家",能夠從全局出發觀察與考慮問題,有高度綜合的眼光與能力。當然,會議秘書工作也有它的專業性,如辦事能力、寫作能力、記錄技術等。會議秘書工作的綜合性與專業性是互相滲透、相輔相成的。會議秘書工作人員的綜合能力越強,越有利于提高專業化水平;會議秘書工作人員的專業化水平越高,總攬全局的綜合能力也就越強。

第六,保密性。我國無論大小機關、單位,許多重要事情都通過會議討論后作出決定。因而,許多會議如省委常委會、縣委常委會等日常工作會議的內容都有很強的機密性,保守會議秘密,理所當然地是會議秘書工作的任務之一,需要慎之又慎。第七,時間性。會議是一種有組織有領導的活動,有很強的時間性。作為與會者應遵守時間,按時參加會議。作為會議秘書工作人員更應有高度的時間觀念,決不能出現諸如與會者已到齊了,會議記錄人員還未到或是會場還未布置好等現象.